Isikuandmete töötlemine Riigi Tugiteenuste Keskuses

RTK tegevus on avalik. Töö käigus jõuab meieni mitmesuguseid isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse, kui Te saadate meile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja, taotluse, teatise, kaebuse või muu pöördumise, või saadab selle meile kolmas isik (sh juriidiline isik), kuid see sisaldab Teie isikuandmeid. Isikuandmed võivad meieni jõuda ka siis, kui olete mõne menetluse osapool.

Teie isikuandmeid kasutatakse pöördumise menetlemiseks, sellele vastamiseks ning selle põhjal vajadusel muude dokumentide koostamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldame isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.

Kui peame Teile vastamiseks väljastama juurdepääsupiiranguga isikuandmed, peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu peate oma pöördumise omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude vm pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi üldjuhul ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest või edastame Teile informatsiooni, kuhu peaksite pöörduma.

Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb RTK-l avaldada osa töötulemustest keskuse avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikus dokumendiregistris. Seal on näha eraisikust kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. 

Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ettevõtte töötajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed võivad dokumendiregistris olla avalikud.

Oluline on vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta nähtavaks isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses või eriseadustes.

Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad pöördumises sisalduvaid andmeid töödelda nende volitatud töötlejate (RIK, RIT ja RMIT) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 

Muudele isikutele või asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust Teie pöördumise või neis sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalikkuse huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1 ning § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Kirjavahetust säilitame viis kuni seitse aastat või toetuste rakendamisega seotud kirjavahetust kuni vastavas õigusaktis sätestatud tähtaja möödumiseni või kui tegemist on arhiiviväärtusliku kirjavahetusega, siis tähtajatult. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

RTK töötajate e-postiaadressidele edastatud e-kirju säilitatakse üldjuhul üks aasta. 

Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Teie andmeid võidakse keskuses töödelda, kui olete mõne RTK-ga sõlmitud lepingu (nt võlaõiguslikud lepingud nagu käsundus- või töövõtuleping) osapool või RTK-ga lepingu sõlminud juriidilise isiku töötaja (nt hanke-, rendi-, ostu-müügi jmt lepingute puhul).

Teie andmeid töödeldakse nimetatud lepingu täitmiseks ja võimalike juriidiliste kohustuste täitmiseks ning üksnes lepingu täitmisega seotud eesmärkidel.

RTK-s sõlmitud lepingud on reeglina avalikud, välja arvatud juhtudel, mil esineb avaliku teabe seadusest või muust eriseadusest tulenev õiguslik alus neile juurdepääsupiirang kehtestada.

Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad lepingutes sisalduvaid andmeid töödelda nende volitatud töötlejate (RIK ja RIT) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 

Muudele isikutele või asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust lepingutes sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Majanduslepinguid säilitatakse 10 aastat lepingu lõppemisest, hankelepinguid seitse aastat lepingu lõppemisest, praktikalepinguid üks aasta lepingu lõppemisest, toetuste rakendamisega seotud lepinguid õigusaktis või projekti tingimustes sätestatud tähtajani.   

Teie andmeid võidakse töödelda, kui tegemist on RTK poolt toetuste korraldamise, rakendamise, sertifitseerimise või kontrolliga, mida keskus teeb avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks. Teie isikuandmed võivad sellisel juhul jõuda meieni Teie taotluse alusel või kolmandate isikute (programmide, projektide koostööpartnerid või muud isikud) vahendusel. 

Andmeid võivad lisaks meie oma töötajatele töödelda nende volitatud töötlejate (RMIT ja RIT) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 

Muudele isikutele või asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust dokumentides sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest või muust siseriiklikust või Euroopa Liidu õigusaktist tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus, Euroopa Komisjon).

Toetuste korraldamise, rakendamise, sertifitseerimise ja kontrolliga seotud dokumente säilitatakse vastava toetuse rakendamist reguleerivas õigusaktis sätestatud tähtaja jooksul. 

RTK võib isikuandmeid töödelda juhul, kui viime läbi järelevalvemenetlusi toetuse saajate üle. Teie isikuandmed võivad meieni jõuda sellisel juhul selle ettevõtte või asutuse vahendusel, mille tegevuse üle järelevalvet teostame. Andmeid töödeldakse üksnes RTK-le seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks.

Järelevalvemenetluse käigus kogutud andmed (sealhulgas isikuandmed) on juurdepääsupiiranguga teave kuni menetluses tehtud otsuse jõustumiseni. Järelevalve otsus on avalik teave, välja arvatud osas, mil see sisaldab andmeid, mis on avaliku teabe seaduse alusel juurdepääsupiiranguga.  

Andmeid võivad lisaks meie oma teenistujatele töödelda nende volitatud töötlejate (RIK, RIT ja RMIT) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 

Muudele isikutele või asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust dokumentides sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest või muust siseriiklikust või Euroopa Liidu õigusaktist tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus, Euroopa Komisjon).

Toetuste rakendamise järelevalvega seotud dokumente säilitatakse vastava toetuse rakendamist reguleerivas õigusaktis sätestatud tähtaja jooksul. 

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed järgmise infoga:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
• arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
• külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
   

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmete kasutamise eesmärk on  külastusstatistika tegemine, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. 

RTK veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja arendada veebilehte või pakkuda täiendavat sisu, näiteks videod, blogid ja kiirteavitused. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

Andmeid säilitame ühe aasta jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.

Andmeid võivad lisaks meie töötajatele töödelda nende volitatud töötlejate (RMIT) töötajad, kellel on selleks meie kodulehe hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.

Muudele isikutele või asutustele võime Teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Riigi Tugiteenuste Keskuse sotsiaalmeediakanalid Facebookis (Riigi Tugiteenuste Keskus, Eurotoetus, EEA and Norway Grants Estonia ja Estonia-Latvia Programme), Linkedinis ning Youtubes on kõigile nähtavad ning igaüks saab kommenteerida, jälgida ja keskusega ühendust võtta.

Kanaleid külastades kogub ja töötleb Teie kohta andmeid meie jaoks kolmas osapool (sotsiaalmeedia platvormi haldaja ja/või teenuse pakkuja) ning nende üle puudub meil kontroll.
Platvormid edastavad meile isikustamata kujul külastatavuse statistikat.

Meie küsitlustes osalemisel kasutame Teie isikuandmeid üksnes küsitluse läbiviimisega seotud eesmärgil. Küsitlustes osalemine on vabatahtlik. Andmete sisu, mida Teilt võidakse küsida, sõltub konkreetsest küsitlusest (näiteks võidakse küsitlusi läbi viia teenuste disainimiseks). Muuhulgas võime küsida Teie nime, e-posti aadressi, kontakttelefoni, töökohta ning muid küsitluse valdkonda kuuluvaid andmeid. Kui me küsitluste kokkuvõtteid avalikustame, siis üksnes isikustamata kujul. 

Meie teenuste ning infosüsteemide arendamiseks ja parema klienditeeninduse saavutamiseks mõõdame klientide rahulolu. See toimub rahuloluindeksi metoodikal. Klientidele saadetakse e-postiaadressile tagasisideküsitlus. Küsitlusele vastamine on vabatahtlik. Tagasiside küsitluses soovitakse teada Teie rahulolu RTK poolt osutatud teenusega, sh infosüsteemi kasutamisega.

Kui registreerute meie poolt korraldatud üritustele veebivormi kaudu, kasutame Teie isikuandmeid vaid üritustele registreerimiseks ja vajadusel Teile info andmiseks või vastamiseks. Andmete sisu, mida Teilt võidakse küsida, sõltub konkreetsest üritusest ja võib iga kord erineda. Näiteks võime küsida Teie nime, e-posti aadressi, kontakttelefoni, töökohta jmt.

Küsitlustes ja registreeringutes esinevaid andmeid võivad lisaks meie oma töötajatele töödelda nende volitatud töötlejate (OÜ Recommender) töötajad, kellel on selleks infosüsteemide haldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.

Küsitluste vahendusel kogutud isikuandmeid säilitatakse üks aasta.

Värbamisprotsessi läbiviimisel on isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele ning teha talle ettepanek asuda töö- või ametikohale.

Värbamisprotsessis lähtume Riigi Tugiteenuste Keskuse personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise korrast ning avaliku teenistuse seaduse ja töölepingu seadusega ettenähtud reeglitest. Tulenevalt sellest, et ametnike värbamisele on avaliku teenistuse seadusega ettenähtud teatud nõuded, kontrollime ametnikukoha lõppkandidaadi puhul ka neile nõuetele vastavust. Muuhulgas palume esitada väljavõtte karistusregistrist kontrollimaks ega isik ei ole kohtulikult karistatud.

Kandidaadi hindamisel lähtume Teie enda avaldatud infost. Täiendavate andmete küsimisel ei küsi me Teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi.

Kandidaadi hariduse, töökogemuse, teadmiste ja oskuste vastavuse hindamiseks teenistus- või tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele võime kasutada järgmisi meetodeid:

• kandidaadi poolt esitatud dokumentide analüüs;
• vestlus;
• kirjalik kodutöö;
• grupitöö;
• vaimse võimekuse või isiksuse testid; 

• videointervjuu.

   

Kandideerimisdokumentides esitatud isikuandmeid võidakse värbamisprotsessi käigus töödelda Talendipangas tehisintellektil Mistral põhinevate tööriistade abil, et toetada kandidaatide kvalifikatsiooni, töökogemuse ja ametikohale sobivuse hindamist. Tehisintellekti kasutatakse värbamisprotsessi abivahendina ning lõplikke otsuseid kandidaatide valiku kohta teevad tööandja esindajad. Isikuandmeid töödeldakse üksnes ulatuses, mis on vajalik värbamisprotsessi läbiviimiseks. Tehisintellekti poolt töödeldavaid andmeid ei kasutata AI mudelite treenimiseks

RTK võib kandidaadi kohta teave hankida ka avalikest allikatest (avalikud registrid, sotsiaalmeedia, veebilehed jmt). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid RTK tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus keskuse poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks. Samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume. 

Kandideerimisdokumentide ja värbamisprotsessis kogutud muu teabega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele (sealhulgas teistele kandidaatidele) ei avaldata. 

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sealhulgas pädevad asutused) saavad juurdepääsu üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus.

Lisaks meie töötajatele töötlevad kandidaatide isikuandmeid ka volitatud töötleja Softexpert OÜ töötajad, kellel on värbamisteenuse osutamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Kui olete kandideerimisel täitnud erinevaid psühholoogilisi teste, siis töötlevad Teie isikuandmeid ka volitatud töötleja Tripod Grupp OÜ töötajad, kellel on testide läbiviimisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus

Samuti võivad isikuandmetele juurdepääsu saada RITi töötajad, kellel on selleks meie infotehnoloogia hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. 

Kandideerijate andmed säilitame peale konkursi lõppemist ühe aasta jooksul, et kaitsta end vajadusel värbamisprotsessis tekkinud võimalike õigusvaidluste korral.

Kandidaadi nõusolekul säilitame tema andmeid ka tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks kuni kahe aasta jooksul dokumentide esitamisest.

Võime töödelda Teie isikuandmeid juhul, kui kuulute mõnda huvigruppi või olete lobist või mõne juriidilisest isikust lobisti esindaja ning olete lobitegevuse raames kohtunud Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajatega. 

Vabariigi Valitsus on heaks kiitnud justiits- ja digiministeeriumi poolt koostatud lobistidega suhtlemise hea tava ametiisikutele, mille kohaselt on ametiasutusel kohustus avalikustada vähemalt kord kvartalis asutuse veebilehel kohtumised lobistidega.

Huvigruppide esindajate, lobistide ja lobistide esindajate nimed, kohtumise aeg ning teema avaldatakse RTK veebilehel.

Keskusel on mitmeid riiklikke andmekogusid. Riiklikud andmekogud on loodud seaduse alusel ja avaliku ülesande täitmiseks. Andmekogudest tehakse päringuid mitmetesse teistesse riiklikkesse andmekogudesse (näiteks rahvastikuregistrisse, töötamise registrisse jm).

10.1. Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu (SAP) ning selle alamregister riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP)

Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu on riigi personali- ja palgaarvestuseks vajalike andmete töötlemiseks peetav andmekogu, mille eesmärk on strateegiliseks ja personalijuhtimiseks ning riiklikuks statistikaks vajaliku informatsiooni olemasolu ning mis on asutatud avaliku teenistuse seaduse alusel.

RTK on riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu ning selle alamregistri riigitöötaja iseteenindusportaali vastutav töötleja. 

Teie andmeid võidakse selles andmekogus töödelda, kui olete mõne riigi ametiasutuse, nende hallatava riigiasutuste või andmekoguga liitunud põhiseadusliku institutsiooni töötaja või võlaõigusliku lepinguga teenust osutav partner. 

Töötleme selles andmekogus isikuandmeid, sealhulgas säilitame andmeid, väljastame neid jmt, vastavalt käesolevatele andmekaitsetingimustele ja andmekogu põhimäärusele, millega saate tutvuda siin.

10.2. Struktuuritoetuse register (SFOS)

Struktuuritoetuse registrit peetakse toetuste taotluste menetlemiseks, toetuste andmise ja kasutamise arvestuse pidamiseks ning järelevalve teostamiseks. Andmekogu on asutatud  perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse seaduse, perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seaduse, perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse ja välissuhtlemisseaduse alusel.

RTK on struktuuritoetuse registri vastutav töötleja. 

Teie andmeid võidakse andmekogus töödelda, kui olete esitanud toetuse taotluse eraisikuna, kui olete toetuse taotluse esitanud juriidilise isiku töötaja või lepingupartner või osalete mõnel toetuse alusel korraldatud sündmusel või projektis.

Töötleme isikuandmeid SFOS-s, sealhulgas säilitame andmeid, väljastame neid jmt, vastavalt käesolevatele andmekaitsetingimustele ja andmekogu põhimäärusele, millega saate tutvuda siin.

10.3. Riigihangete register (RHR)

Riigihangete register on riigihangete ja toetuse saajate andmete töötlemiseks asutatud andmekogu, mis võimaldab riigihangete elektroonilist menetlemist ning koguda riigihangete alast statistikat. Andmekogu on asutatud riigihangete seaduse alusel.

RTK on riigihangete registri vastutav töötleja. 

Teie andmeid võidakse riigihangete registris töödelda, kui olete pakkumuse esitanud juriidilise isiku esindaja, kontaktisik, töötaja, füüsilisest isikust lepingupartner vm meeskonnaliige.

Isikuandmete töötlemine RHR-s, sh andmete säilitamine, väljastamine jmt, toimub RTK-s vastavalt käesolevatele andmekaitsetingimustele ja andmekogu põhimäärusele, millega saate tutvuda siin.