Grupilähetused

Vaikimisi on lähetuse organiseerija (lähetuskorralduse vormistaja) ka ise grupi liige. Täiendava inimese lisamiseks tuleb plokis "Grupi liikmed" teha isikuotsing [1] töötaja nime alusel. Süsteem hakkab vasteid pakkuma kahe tähemärgi sisestamise järel. Tuleb valida hiirega õige isik ning vajutada nuppu "Lisa" [2].

Töötaja lisatakse grupi liikmeks selliselt, et reisi kuupäevadeks on automaatselt terve lähetuse kuupäevad [3] ja päevarahaks on asutuses defineeritud maksimaalne päevaraha määr korrutatuna päevade arvuga [4]. Siselähetuse puhul päevarahasid ei lisata.

Kui soovid gruppi lisada mitu töötaja korraga või suisa terve osakonna, siis vajuta nuppu "Lisa mitu".

Avaneb grupi liikmete lisamise aken, kus paremal pool on asutuse struktuur ja vasakul lähetusse minevad isikud. Parempoolses aknas saad asutuse struktuuri sinistest noolekestest "lahti harutada" [1] ja otsida soovitud struktuuriüksust või töötajat. Võimalik on ka kasutada lehe ülaservas olevat otsingu lahtrit [2], kus saab otsida töötaja nime, ametikoha või osakonna nimetuse alusel. Otsingu rakendumiseks tuleb sisestada vähemalt neli tähemärki.

Grupi liikmete lisamiseks tuleb töötaja real klikkida, et rea taustatoon muutuks kollaseks [3]. See näitab, millised read on valitud. Võimalik on valida ka terve osakond vastava struktuuriüksuse real klikkides [4]. Üksuse valimine tähendab, et grupi liikmeteks lisatakse osakonna kõik töötajad.

Noole nupuga [5] saad viia valitud üksuse või töötajad vasakpoolsesse aknasse. Juba vasakusse aknasse lisatud töötajad kuvatakse paremas aknas sinise taustatooniga.

Kui tegemist on välislähetusega, avaneb "Salvesta" nupu vajutamisel täiendav aken lähetuse kuupäevade ja päevarahade määramiseks. Vaikimisi on kuupäevadeks lähetuse terviku kuupäevad. Nii reisi alguse kui lõpu kuupäeva [1] on võimalik muuta, aga valik peab jääma lähetuse terviku kuupäevade sisse. 
Lähetuspäevade arv on vaikimisi maksimaalsel asutuses lubatud päevarahade real [2]. Saad seda muuta, kui antud lähetuse raames makstakse päevaraha teisiti. Päevade arv tuleb tõsta mõnele muule päevaraha määra reale. 

Kui töötajad soovivad päevaraha kätte saada enne lähetust, tuleb linnukesega märgistada märkeruut "Päevarahad makstakse avansina" [3].

Salvesta ja valitud töötajad lisatakse koos päevarahade ja avansiga grupi liikmete tabelisse.

Ühel grupi liikmel andmete muutmiseks tuleb kasutada tabeli rea lõpus olevaid nuppe.

[1] - nupp finantsdimensioonide muutmiseks
[2] - nupp lähetuse kuupäevade, päevarahade ja avansi muutmiseks
[3] - nupp grupi liikme eemaldamiseks lähetuselt

Hiirega finantsdimensioonide nupu peale liikudes kuvatakse töötaja lähetusele kehtivad kulutunnused tooltipis.

Finantsdimensioonide muutmiseks tuleb nupul klikkida. See avab akna, kus on kuvatud päevaraha ja/või avansi summa, mida saab jagada osakaaludeks ja lisada kulutunnuseid. 
Osakaalu lisamiseks vajuta nuppu "Lisa rida" [1]. Lisanduvale reale saad osakaalu lisada nii protsendina [2] kui summaliselt [3], süsteem arvutab vastavalt teise väärtuse ise. Täiendavale osakaalule lisatakse vaikimisi töötaja põhised finantsdimensioonid, mida on võimalik muuta [4]. 

Finantsdimensioonide nupp [4] avab eraldi akna nende muutmiseks. Sulle kuvatakse töötaja põhiseid SAPist imporditud kulutunnuseid, kus kõiki väärtuseid on võimalik muuta: eelarveüksus, eelarve objekt, tegevusala, kulukeskus, ressurss, abiraha, projekt.

Mis tahes lahtris väärtust lisada või muuta soovides, tuleb sisestada vähemalt 2 tähemärki, et rakendus hakkaks pakkuma kehtivaid vasteid. 

Lähetuse kuupäevade, päevaraha ja avansi muutmiseks kasuta grupi liikme rea lõpus olevat pliiatsi nuppu. See avab akna, kus on kuvatud valitud töötaja nimi [1]. Saad muuta tema reisi alguse ja lõpu kuupäevi [2], aga valitud kuupäevad peavad jääma lähetuse kui terviku raamidesse.

Päevarahad makstakse vaikimisi asutuses seadistatud maksimaalses päeva tasu määras. Päevarahade summa muutmiseks tuleb pliiatsi nupust [3] avada eraldi aken.

Linnutades märkeruudu "Päevarahad makstakse avansina" [4], lisab süsteem päevaraha summa avansi lahtrisse [5]. Avansi summat on võimalik käsitsi korrigeerida.

Klikkides "Fin.dim." nupul [6] saab muuta päevarahale ja avansile kehtivaid finantsdimensioone.

Päevarahade summa juures olev pliiatsi nupp [3] avab päevarahade muutmise akna. Vaikimisi on lähetuspäevade arv kantud asutuses seadistatud maksimaalse tasu määra lahtrisse [7].

Võimalik on päevi jagada erinevate tasu määrade vahele [8], aga lisatud päevade arv kokku peab võrduma lähetuspäevade arvuga. Mittevastavuse korral kuvatakse veateadet [9] ja "Salvesta" nupp on mitteaktiivne.

Kui mõni grupi liige sattus lähetuskorraldusele ekslikult, siis saab ta tabeli rea lõpus olevast risti nupust kustutada. Nupule vajutamise järgselt kuvatakse ekraanile rohelisel taustal teadet "Osaleja eemaldatud".

Kui muudatusi on vaja teha mitme grupi liikme andmetes, tuleb vastavate isikute nimede ette panna linnukesed ning valida tabeli kohal olev nupp "Muuda mitme lähetatava andmeid". Avaneb kahene valik:
- Muuda kuupäevi/päevaraha
- Muuda fin.dim

NB! Valik "Muuda kuupäevi/päevaraha" on aktiivne ainult siis, kui valimisse on kaasatud ehk linnukestega on märgistatud isikud, kelle reisi kuupäevad kattuvad.
Kui reisi kuupäevad erinevad kasvõi ühe päeva võrra, siis neil isikutel korraga muudatusi kuupäevade ja/või päevarahade osas teha ei saa.

Valides kattuvate kuupäevadega isikud, avaneb aken, kus saab muuta nende reisi kuupäevi (kuupäevad peavad jääma lähetuse kui terviku sisse) [1].

Saab muuta makstavat päevaraha tasu määra [2]. Vaikimisi paneb süsteem lähetuspäevade arvu maksimaalse tasu määra reale. Vajadusel saab päevade arvu tõsta mõnele teisele päevaraha määra reale või jagada mitme rea vahel. 

Saab linnukesega märkida märkeruudu "Päevaraha makstakse avansina" [3], kui on soov päevaraha ENNE lähetuse algust kätte saada. 

Ükshaaval ja hulgi tehtud muutmiste tulemusena võib grupi liikmete tabelis erineda nii isikute lähetuse kuupäevad, päevarahade summad kui ka avansi summad.

Töötajate lähetuskuupäevad peavad jääma lähetuse kui terviku kuupäevade raamidesse.

Avanssi saab töötaja küsida suuremas summas, kui on päevaraha summa.

Kui on vaja muuta mitme grupi liikme päevaraha finantsdimensioone, tuleb vastavate isikute nimede ette panna linnukesed ning valida tabeli kohal olev nupp "Muuda mitme lähetatava andmeid" > "Muuda fin.dim".

Avaneb aken, kus päevarahad saab jagada erinevateks osakaaludeks [1] ja igale osakaalule lisada oma kulutunnused [2]. Kuna töötajate päevarahade summad võivad erineda, siis on osakaaludeks jagamine võimalik üksnes protsentuaalselt.

Finantsdimensioonide nupu alt avaneb vaade, kus igal dimensiooni real on kuvatud teksti "vaikimisi töötaja põhine" [3]. See tähendab, et kuna kulutunnused võivad igal töötajal erineda, siis massi muutmise aknas individuaalseid väärtuseid välja kuvada pole võimalik.

Massitoiminguga on võimalik kõigile lisada ühesugused väärtused. Valides näiteks uue kulukeskuse [4] lisatakse see kõikide valitud töötajate päevarahadele.
Ressursi, abiraha ja projekti rea järel olev nupp "Tühjenda" [5] eemaldab väärtused vastavatelt ridadelt juhul kui töötajatel vaikimisi olid need olemas (SAPist sisse imporditud).

Sama töötaja võib olla grupi liikmeks mitu korda. Näiteks võib grupilähetuste funktsionaalsust kasutades vormistada koolituslähetuse, mille raames on vaja samasse sihtpunkti sõita korduvalt. Kui sama isikut teist korda lähetusele lisada, siis süsteem lisab ta ilma reisi kuupäevadeta ja kuvab osaleja rea seetõttu punasel taustal. Konkreetse reisi kuupäevad (ja päevarahad) tuleb sel juhul pliiatsi nupust avaneva akna kaudu lisada.

Kui sama isikut lisatakse lähetusele mitu korda, kuvatakse tähelepanu juhtimiseks hoiatust: Tähelepanu! Mõnda grupi liiget on lisatud rohkem kui üks kord.
Hoiatus lähetuse vormistamist ei takista.

Sel moel on võimalik vormistada üks terviklik lähetus, mis koosneb mitmest sõidust. Iga sõidu järel on võimalik vormistada eraldi kuluaruanne vastava sõiduga seotud kulude hüvitamiseks. 

Grupi liikme lisamisel lähetusele võib osaleja rida värvuda punaseks ja kuvatakse veateadet [1]: Tähelepanu! Mõnel grupi liikmel on valitud kuupäevadel puudumisi!
See tähendab, et vastaval grupi liikmel on lähetusega samadel kuupäevadel puhkus või muu puudumine (haigusleht) või on ta minemas mõnda teise lähetusse. 
Veateatega isikut grupi liikmeks lisada ei saa. Tuleb kas isik eemaldada grupist või tühistada takistav puhkus/puudumine/lähetus.

Kui sama isik lisatakse teistkordselt grupi liikmeks, siis süsteem talle lähetuse kuupäevi ei lisa ning ka tema rida värvub punaseks. Kuvatakse veateadet [2]: Tähelepanu! Grupi liikme(te) kuupäevad ei lange kokku lähetuse kuupäevadega. Sel juhul tuleb lisada isiku reisi kuupäevad pliiatsi nupust avaneva akna kaudu.

Kui grupilähetus sisaldab päevaraha ja/või avansi maksmist, siis on lähetuskorralduse menetlusringi igal juhul kaasatud raamatupidaja samm, kes saadab kuludega lähetused SAPi ja tegeleb väljamaksetega.

Enne lähetuste SAPi saatmist on raamatupidajal vajadusel võimalik teha muudatusi avansi ja/või päevaraha finantsdimensioonides. Ühe grupi liikme päevaraha finantsdimensioonide muutmiseks tuleb klikkida rea lõpus oleval finantsdimensioonide nupul.

Nupp avab akna, kus on kuvatud päevaraha ja/või avansi summa, mida saab jagada osakaaludeks ja lisada igale osakaalule kulutunnuseid. 
Osakaalu lisamiseks vajuta nuppu "Lisa rida" [1]. Lisanduvale reale saad osakaalu lisada nii protsendina [2] kui summaliselt [3], süsteem arvutab vastavalt teise väärtuse ise. Täiendavale osakaalule lisatakse vaikimisi töötaja põhised finantsdimensioonid, mida on võimalik muuta [4]. 

Finantsdimensioonide nupp [4] avab eraldi akna nende muutmiseks. Raamatupidajale kuvatakse töötaja põhiseid SAPist imporditud või asutuses muudetud kulutunnuseid, kus kõiki väärtuseid on võimalik muuta: eelarveüksus, eelarve objekt, tegevusala, kulukeskus, ressurss, abiraha, projekt.

Mis tahes lahtris väärtust lisada või muuta soovides, tuleb sisestada vähemalt 2 tähemärki, et rakendus hakkaks pakkuma kehtivaid vasteid. 

Salvesta tehtud muudatused.

Muudetud finantsdimensioone saad kontrollida, kui grupi liikme rea lõpus oleval finantsdimensioonide nupul hiirega peal hõljud. 

Kui on vaja muuta mitme grupi liikme päevaraha finantsdimensioone, tuleb vastavate isikute nimede ette panna linnukesed ning valida tabeli kohal olev nupp "Muuda mitme lähetatava andmeid" > "Muuda fin.di

Avaneb aken, kus päevarahad saab jagada erinevateks osakaaludeks [1] ja igale osakaalule lisada oma kulutunnused [2]. Kuna töötajate päevarahade summad võivad erineda, siis on osakaaludeks jagamine võimalik üksnes protsentuaalselt.

Finantsdimensioonide nupu alt avaneb vaade, kus igal dimensiooni real on kuvatud teksti "vaikimisi töötaja põhine" [3]. See tähendab, et kuna kulutunnused võivad igal töötajal erineda, siis massi muutmise aknas individuaalseid väärtuseid välja kuvada pole võimalik.

Massitoiminguga on võimalik kõigile lisada ühesugused väärtused. Valides näiteks uue kulukeskuse [4] lisatakse see kõikide valitud töötajate päevarahadele.
Ressursi, abiraha ja projekti rea järel olev nupp "Tühjenda" [5] eemaldab väärtused vastavatelt ridadelt juhul kui töötajatel vaikimisi olid need olemas (SAPist sisse imporditud).

Salvesta tehtud muudatused.

Kui lähetused on SAPi saadetud, siis täieneb grupi liikmete tabel iga inimese järel SAP tripi numbriga ning rohelise linnukesega kuvatakse andmevahetuse õnnestumist.

Kui tekib vajadus kinnitatud ja SAPi saadetud lähetust muuta, saab muutmist algatada üksnes lähetuse organiseerija ise. Grupi liikme vaatest lähetuse muutmine võimalik ei ole. Muutmiseks tuleb vastav lähetus "Minu lähetused" vaatest üles otsida ja vajutada nuppu "Avan muutmiseks".

Avaneb aken, kus tuleb sisestada muutmise põhjendus.

"Lähetatav" vahelehel saab muudatusi teha samal moel nagu algsel lähetusel. Reisi kuupäevade, päevaraha määra ja avansi muutmiseks:

• ühel isikul pliiatsi nupust vastava töötaja real
• mitmel töötajal nupust "Muuda mitme lähetatava andmeid" linnukestega märgistatud isikute lõikes.

Kui mingites andmetes on muudatusi tehtud, siis kuvatakse vastava andmestiku juures punasel taustal i-ikoonikest. Hiirega ikoon peale liikudes kuvatakse tooltipis algsel lähetuskorraldusel sisestatud väärtust.

Kui grupilähetuse osalejaks on lisatud isik, kes tegelikult lähetusse minna ei saa, tuleb ta grupi liikmete hulgast eemaldada.

Selleks tuleb organiseerijal avada kinnitatud lähetus muutmiseks ja grupi liikmete tabelis vajutada grupi liikme rea lõpus olevat risti nuppu.

Risti nupust kustutatud grupi liige liigub tabelisse "Eemaldatud grupi liikmed". Tabel on vaikimisi lähetuskorralduse kuvalt peidetud. Tabeli avamiseks tuleb pealkirjal klikkida. Pealkirja järel kuvatakse ka isikute arvu, kes muutmise raames on grupist eemaldatud.

Pärast muudatuste tegemist tuleb lähetuskorraldus uuesti kooskõlastamisele saata.

Muuta on võimalik ka lähetust, mille kohta mõned grupi liikmed on juba teinud kuluaruande.

Kui grupi liikme kuluaruanne on juba kinnitatud staatuses [1], siis seda grupi liiget enam lähetuselt eemaldada ei saa ja tema reisi kuupäevades ega päevarahades muudatusi teha ei saa. Eemaldamise ja muudatuste tegemise nupud on mitteaktiivsed [1].

Kui grupi liikme kuluaruanne on koostamisel, kooskõlastamisel või kinnitamisel staatuses [2], saab selle grupi liikme osas teha veel kõiki muudatusi: saab töötajat grupist eemaldada või muuta tema reisi kuupäevi ja päevarahade summat. Eemaldamise ja muudatuste tegemise nupud on aktiivsed [2].
NB! Kuna lähetus läbib muudatused, siis tuleb töötajal juba menetlusse saadetud kuluaruanne uuesti esitada.

Kui vormistatakse grupilähetus, kus isikul on ühe lähetuse raames mitu reisi, siis "Minu lähetused" vaates on kuvamise loogika järgmine:

• Kui lähetus on kinnitamata ehk staatuses "koostamisel", "kooskõlastamisel" või "kinnitamisel" - kuvatakse lähetust ühe lähetusena [1]
• Kui lähetus on kinnitatud ja SAPi saadetud, kuvatakse reise eraldi lähetustena [2]. See on vajalik selleks, et oleks võimalik iga reisi järel esitada kuluaruanne ja saada kulud hüvitatud.

Kui grupilähetus jääb üldse ära, tuleb see tervikuna tühistada. Selleks peab lähetuse organiseerija avama lähetuse "Minu lähetused" vaates ja vajutama "Tühistan" nuppu.

Avanevas aknas tuleb sisestada lähetuse ärajäämise põhjendus. Lähetuse tühistamine tuleb kooskõlastada.

"Valmis esitamiseks" nupp viib kooskõlastusringi vaatele.

Kui grupilähetusega on seotud kasvõi üks kuluaruanne, mis on kinnitatud staatuses (s.t. üks grupi liige on kuluaruande esitanud ja see on kinnitatud), siis grupilähetust enam tühistada ei saa. Lähetuse organiseerijal puudub nupp "Tühistan". Sel juhul on ainult võimalik lähetust avada muutmiseks. 

Kui lähetuse grupi liige soovib ainult päevaraha (s.t. ei soovi selle maksmist avansina enne lähetust), siis saadetakse lähetus SAPi koos päevaraha summaga ning staatuses "Trip approved - Settled".

Kui lähetuse grupi liige soovib nii päevaraha kui avanssi (s.t. soovib päevaraha maksmist enne lähetust), siis saadetakse lähetus SAPi koos kahe summaga (nii päevaraha kui avanss) ning staatuses "Request approved - Settled".

Kui portaalis lähetusel päevaraha ja/või avanssi suurendatakse (näiteks lähetus pikeneb), lisatakse SAPis lähetuse kulude vahelehele täiendav päevaraha rida koos lisanduva summaga ja avansi vahelehele täiendav avansi rida koos lisanduva summaga.

Kui portaalis lähetusel päevaraha ja/või avanssi vähendatakse (näiteks lähetus lüheneb), lisatakse SAPis lähetuse kulude vahelehele täiendav päevaraha rida koos vastava miinussummaga ja avansi vahelehele täiendav avansi rida koos vastava miinussummaga.