Kellele töötuba täpsemalt suunatud oli?
Töötuba oli suunatud kohalike omavalitsusüksuste ja allasutuste juures toetustega tegelevatele ametnikele ja otsustajatele ning vabaühendustele, mis tegelevad kohalikul tasandil toetuste vahendamisega.
Mis oli toimunud töötoa eesmärk?
Töötoa peamine eesmärk oli leida vastuseid küsimusele - kuidas saaks riik erinevate toetuste jagamist korraldada nii, et kohaliku elu unistused ja eesmärgid saaks kõik võimalikult vähese halduskoormusega ellu viidud. Kaardistasime ja analüüsisisime koostöös Rahandusministeeriumi ja teiste ministeeriumidega toetuste andmise parandamise võimalusi Ida-Virumaal. Seejärel arutasime Ida-Virumaal läbiviidud töötoa käigus esialgseid tulemusi ning proovisime neid valideerida. Lisaks soovisime juba kaardistatud mõtete kõrvale kohaliku elu arendajatelt nii takistuste kui lahenduste osas täiendavaid ettepanekuid saada.
Kuidas teenusedisaini metoodikate abil täpsemalt püstitatud probleemi lahendada?
Selleks, et kiiret muutust tagada ning oma jõududega toetuste piirkonda jõudmist toetada, leidsid ametnikud, et kohaliku omavalitsuse sihtgrupi puhul tuleb lahendada kolm järgmist probleemi:
- Keerukad tingimused, vähene kogemus ja teadlikkus tekitavad eksimusi
- Projektijuhtimist teostatakse oma jõududega, samuti vähe on kogemust projekti planeerimisel ja rakendamisel
- Maakonnaüleste probleemide lahendamisel on nii koostöö kui koostöötahe omavalitsuste vahel nõrk
Probleemide määratlemiseni jõudsime ametnike seas virtuaalse ideekorje läbiviimise kaudu, kuhu koondati ühtlasi piirkonnaga seotud uuringute ja analüüside ettepanekud. Probleemikorje tulemused struktureeriti Miro virtuaaltahvlile ning moodustati sarnaseid teemasid koondavad rühmad, mis võimaldas saada kiire ja ülevaatliku visuaalse pildi loodust. Seejärel toimus riigiametnikke kaasav probleemide valiku ja lahenduste genereerimise töötuba, mis toimus samuti Miro virtuaaltahvli tööriista abil. Töötoas sõnastasime varasemalt koondatud probleemide läbitöötamise tulemusel kolm eelnevalt välja toodud sekkumist vajavat probleemi, millele asusime lahendusi genereerima.
Ida-Virumaal läbi viidud töötoa käigus said osalejad nii riigiametnike poolt kaardistatud probleemide kui välja valitud probleemidega tutvuda, neid kinnitada või ümber lükata. Samuti tutvuda genereeritud lahendusettepanekutega ja neid samuti kinnitada või ümber lükata ning nii probleemide kui lahendusettepanekutele lisada uusi. Töötati kolmes laudkonnas, mille koosseis moodustati võimalikult mitmekülgne, et kõlama jääksid nii otsustajate, spetsialistide, kui vabaühenduste esindajate mõtted ja ettepanekud. Kolm probleemi olid ära jaotatud nii, et iga laudkond tegeles ühe probleemiga. Pärast töötoa toimumist kirja pandud mõtted digitaliseeriti, struktureeriti ja koondati jällegi sarnaseid teemasid koondavatesse rühmadesse.
Nagu kirjeldusest näha, on teenusedisaini metoodikate kasutamine aeganõudev ja pikk protsess, mille käigus saavad aga kõik jagatud faktid ühele pildile koondatud, kasutame selleks töövahendina Miro virtuaaltahvlit ja selle mugavaid funktsionaalsusi.
Visuaalselt andmetega töötamine aitab välja selgitada korduvaid mustreid, tekitada kogu töötoas osaleva grupi jaoks ühtne lihtsalt haaratav infoväli ning infot saab edukalt hoiustada ning küsimuste korral on võimalik tehtu juurde tagasi pöörduda. Kõik otsused, mida töötubade käigus tehakse, on kollektiivsed ehk neid tehakse koosloomes argumentidele ning faktidele põhinevalt.
Mis selle töötoa tulemusel valmis? Kas saate välja tuua mõned kõnekamad näited või kirjelduse protsessist ja selle põhjal tehtud järeldustest?
Töötoa tulemusel valmis mahukas kokkuvõte, mis sisaldab 8 ettepanekut, mille elluviimine aitab kaasa toetuste paremale ettevalmistamisele, tugevamate taotluste koostamisele ja rahastuse saanud projektide edukale elluviimisele. Ehkki üldjoontes põhineb Ida-Virumaa oludel vaid üks ettepanek, saab selle abil ühtlasi lahendada küsimusi kõigis nendes piirkondades, kus on suurem venekeelne kogukond.
- Nimelt soovivad Ida-Virumaa taotlejad lihtsas eesti keeles toetuse taotlemise tingimustele ja üldisele kommunikatsioonile lisaks veel ka materjale vene ning inglise keeles.
- Samuti oleks hea, kui piirkond saaks toetuda soravalt vene keeles suhtlevale, koha peal nõu ja jõuga abiks olevale rakendusüksuse töötajale, kes näeb võimalusi, teab toetustingimusi ja on olemas kogu projektide elluviimise jooksul.
- Töötoa tulemusel valmis veel ka mahuka kokkuvõtte teise osana käsitletud probleemide ja lahenduste detailne kaardistus, mis toob lisaks 8 ettepanekule välja ka muud olulist.
Kokkuvõtvalt jäid laudkondadest läbivalt kostma järgmised ettepanekud:
1. Avanevate meetmete osas oodatakse teavitust oluliselt varem nt põhitingimused aasta ette ja detailne info 6 kuud ette st ootus regulaarsele koostööle ja infovahetusele KOV-RA-RM-RÜ ja muude oluliste osapoolte vahel.
2. Projektide ettevalmistuse ja elluviimise nõustamist oodatakse kohapealselt RÜ töötajalt, kes tunneb piirkonna spetsiifikat ja ühtlasi nügiks, aitaks tõlgendada ja elluviimisel dialoogi üleval hoida.
3. Infopäevi oodatakse rohkem ja kohapeal ning lisaks toetuse saajatele projekti elluviimise alguses, ootus on küsida küsimusi lisaks vene keeles. Infopäevade salvestused ja KKK jooksvalt küsitud küsimustest on avaldatud toetuse veebilehel.
4. Oodatakse, et juhendmaterjalid ja toetuse andmise tingimused on erinevate asutuste lõikes ühetaolised ja keeleliselt lihtsasti arusaadavad. Pikemad ja detailsemad juhendid eesti keeles aga lühemad ja ülevaatlikumad lisaks vene ning inglise keelsed. Lisaks oodatakse lihtsamat protseduuri ja juhendit projekti muudatuste tegemiseks.
5. Toetuse andmise tingimuste koostamisse ollakse valmis sihtgrupina panustama, et piirkonna eripärasid ja arenguvajadusi oleks võimalik planeerimisel arvesse võtta. Panusele oodatakse aga ka tagasisidet ja põhjendusi, kui sellega ei saa arvestada.
6. Inspiratsiooni ja kogemusi on ootus ammutada edulugude jagamisest ja õppereisidelt. Oskusi EL toetuste taotlemist ja elluviimist käsitlevate projektijuhtimise ja -kirjutamise koolitustelt.
7. Projektijuhi palgafondi ja/või projektijuhi teenustasu katmise võimalus projekti osana toetusest.
8. KOV finantsilise suutlikkuse tõstmiseks leida projektide elluviimiseks riiklikke laenuvahendeid.
Kuidas siit edasi? Kas töötoale on plaanis korraldada ka jätkuüritus? On selleks vajadust?
Omalt poolt tutvustame töötoa käigus kaardistatud taipamisi laiemalt rakendusasutuste ja -üksuste töötajatele ning hea meelega oleme neile soovi korral abiks edasisel teenuste disainimisel. Samuti saime töötoas osalejatelt nõusoleku, et nad on valmis ka edaspidi kaasatud olema, seda nii toetuse andmise tingimuste väljatöötamisel kaasa rääkides, kuid miks mitte ka teenuste prototüüpide testimisel jne.
Üks teenusedisaini olulisi põhitõdesid on teenuste loomisel sihtgrupi kaasamine nii teenuse loomise tervikprotsessi, kui ka üksikutesse protsessidesse. Oluline on saada kliendi kinnitus, et loodav teenus on talle vajalik ja loob väärtust ning teenuse tarbimine on talle mugav. Lisaks kliendile on mõistlik teenuse arendamise protsessi kaasata nii olulisi koostööpartnereid, otsustajaid kui teisi teenusega seotud osapooli, sest nii saavad erinevatest vaadetest kitsaskohad ja võimalused hästi kaardistatud ning eksimiseks jääb vähe ruumi. Väga väärtuslik on ka sellises koostöös argumentidele põhinevalt tehtud negatiivne otsus ehk otsus teenuse loomisest loobumiseks, nii tekib võimalus vabastada üpris ruttu ressurssi toimivate teenuste arendamiseks.
Viimati uuendatud 30.09.2022