Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja Kristi Madismäe sõnul on dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekt RTK-s järgmine oluline verstapost avaliku sektori tugiteenuste tõhustamisel. „Dokumendihaldus on seni olnud valdkond, milles nii teenuste kvaliteet kui arendusvõimekus sõltub sageli asutuste endi võimalustest. Varasemad analüüsid on näidanud, et keerulisemas olukorras on seetõttu just väiksemad asutused, kus ressursid arhiiviteenuse- ja dokumendihaldussüsteemi arendamiseks on sageli piiratud. Mistõttu soovime keskse teenusega ühtlustada
nii teenust kui selle kvaliteeti ja muuta teabevahetusega seotud protsessid riigis tervikuna efektiivsemaks ning koosvõimelisemaks“, rääkis Madismäe. „Tegemist on mahuka koostööprojektiga, kuhu on kaasatud mitmed erinevad osapooled. Siinkohal soovingi tänada kõiki projektis panustanud partnereid - piloodis osalevaid asutusi, ministeeriumide dokumendihalduse spetsialiste, Andmekaitse Inspektsiooni, Rahvusarhiivi, RIK-i, SMIT-i ja RMIT-i“, sõnas Kristi Madismäe ning lisas „kui eelmine aasta möödus suures osas projekti ette valmistavate ja teenusele üleminekuga seotud tegevuste tähe all, siis käesoleval aastal oleme fookuse seadnud teenuse ühtlustamisele ja jätkuvale arendamisele, et täita keskele pilootprojektile seatud ootuseid“.
RTK pakutav dokumendihaldus- ja arhiiviteenus sisaldab:
- Dokumentide vastuvõtmist ja registreerimist – asutuse üldpostkasti haldamine, dokumentide registreerimine või edastamine, dokumentide väljasaatmine, jne.
- Dokumendihaldussüsteemi (DHS) kasutajatugi ning DHSi seadistamine – kasutajate igapäevane toetamine töös dokumendihaldussüsteemiga, koolitused, juhendite koostamine, süsteemi seadistamine ning arenduste keskne tellimine;
- Arhiiviteenust – dokumentide arhiveerimine, säilitamine, hävitamine, Rahvusarhiivi üleandmine.
Pilootprojekti käivitas RTK 2021. a septembris, eesmärgiga töötada välja keskne dokumendihaldus- ja arhiiviteenus ning pakkuda seda sarnaselt teiste RTK teenustega teistele riigiasutustele. Pilootprojektile eelnes Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) eeltöö koostöös ministeeriumide dokumendihalduse eest vastutajatega. 2020. a valmis analüüs, mille käigus toimus 63 valitsusasutuse ja nende hallatavate asutuste dokumendihaldusteenuse hetkeolukorra kaardistamine, seniste konsolideerimiskogemuste analüüs. Analüüsi ja sellest tulenevat ettepanekutega saab tutvuda siin
Riigi Tugiteenuste Keskus on Rahandusministeeriumi haldusalasse kuuluv enam kui 400 töötajaga valitsusasutus, mis pakub avaliku sektori asutustele erinevaid tugiteenuseid ja korraldab Euroopa Liidu ning mitmete Eesti riigieelarveliste toetuste jagamist, järelevalvet ja makseid.
Dokumendihalduse projekti ettevalmistuse faasi ülevaadete kajastused leiab: https://rtk.ee/dokumendihalduse-uhendamise-projekti-voimalik-kokkuhoid-ulatub-miljonitesse-eurodesse ja siit: https://rtk.ee/rtk-st-saab-riigi-dokumendihalduse-kompetentsikeskus
Viimati uuendatud 15.03.2023