Kust tuli mõte korraldada RTKs häkaton? Miks me selle plaani võtsime?
Saime idee Maksu- ja Tolliameti sarnasest ettevõtmisest ning ideest kuuldes ei läinud meil kaua aega otsustamisega, et häkaton on ka RTK organisatsioonikultuuri sobiv. Nägime häkatoni korraldamises võimalust kaasata oma inimesi organisatsiooni arendamisse, leida üles valukohad, mis inimesi igapäevaselt häirivad ning töötada üheskoos välja lahendused. RTK HÄKK tuli eesmärgiga, et saaksime kõik RTK arengus kaasa rääkida, otsida lahendusi, lisada särtsu ja muuta harjumusi.
MILLEKS?
Et kõik saaksid võimaluse RTK arengus kaasa rääkida, et anda organisatsioonile uus hingamine:
• Lahendame koos probleeme
• Lisame särtsu ja muudame harjumusi
• Saame uut moodi mõelda
Millised olid suuremad väljakutsed ja hirmud häkatoni ettevalmistamisel?
Minu jaoks oli suurim hirm, et organisatsioon ei tule kaasa ja ideid ei esitata. Aga see hirm oli täiesti asjatu, tegelikkuses oli huvi pigem suur. Meie inimesed soovivad otsida lahendusi probleemidele, mis meid, meie kliente, meeskondi või RTKd üldiselt kõige enam kõnetavad ja igapäevatöös painavad. Teine mure oli mul see, et kas leiame mentorid, kes aitavad meeskondadel finaalis ideid arendada. Ka siin oli mure asjatu ning leidsime nii avalikust kui erasektorist põnevaid inimesi, kes tõesti kire, nõu ja jõuga olid terve päeva jooksul meeskondadele olemas. Suured tänud kõigile mentoritele, et võtsite selle aja ning toetasite meie meeskondi sellele põneval päeval!
Väljakutseid oli ürituse korraldamisel muidugi palju. Õnneks saime kokku suurepärase ja piisavalt suure korraldustiimi, et kiirel sügisesel ajal viia ellu nii suur üritus. Suurimale väljakutsele pidime otsa vaatama nädal enne häkatoni finaali. RTK häkaton toimus 4. novembril ja planeerisime seda korraldada ühiselt koos Mectorys. Sel perioodil aga kasvasid taaskord COVID-19 nakatumised ning valitsus pidi tegema oktoobrikuu lõpus otsuse, et riigiasutused ei saa üle 20 inimesega üritusi korraldada. Kiire reageerimisega viisime häkatoni läbi hübriidkohtumisena, kus lasime meeskondadel viibida RTK majas ühistes koosolekuruumides ja ideid arendada, kuid keskne staap asus virtuaalkeskkonnas. Ürituse ümberkorraldamine seitsme päeva sees oli üsna suur väljakutse, kuid õnnestus tõesti hästi. Isegi nii hästi, et aastaseminaril hääletati häkatoni korraldanud meeskond kogu organisatsiooni Aasta Meeskonnaks. See oli meie jaoks täiesti ootamatu ja andis tagasiside, et tegime majale õiget asja!
Kuidas läks inimeste kaasamine? Kas RTK töötajad haarasid võimalusest hea meelega kinni?
RTK inimesed soovivad organisatsiooni arengus kaasa rääkida. Kaasamisele ja kommunikatsioonile panime kogu ürituse korraldamise käigus ehk kõige enam rõhku. Õnnestumise aluseks kindlasti oli suuresti see, et meie korraldusmeeskonnas oli nii sisekommunikatsiooni inimene kui ka kommunikatsiooniosakonna juhataja. Tegime sügiskuudel tõesti laheda kampaania, et häkatoni korraldamise idee ja ootus meie inimesteni viia.
Suur roll oli ka juhtkonna kindlal toetusel. Osakonnajuhatajad kutsusid oma inimesi üles osalema. Peadirektor Tarmo Leppoja ja peadirektori asetäitja Martin Karro osalesid reklaamklipis ning andsid oma täieliku toetuse ideede elluviimisele. Kasutasime Padleti keskkonda ning panime sinna üles kõik olulise info.
Kleepisime nii Tartu kui Tallinna kontorisse üles plakatid. Suur töö tasus ära ning nägime päev-päevalt, kuidas muutuste usk ja soov kaasa rääkida inimestes tärkas. Inimesed tõesti haarasid võimalusest kinni. Peamise põhjusena, miks otsustati kiirel ajal sellises ettevõtmises osaleda, tõid osalejad välja, et korraldajate ja juhtkonna kindel sõnum oli, et võitja idee viiakse ellu. Juhtkond kinnitas seda igal võimalusel ning see andis indu juurde, et tulla ja lahendada organisatsiooni valukoht. Tol hetkel me muidugi veel ei teadnud, et meie juhtkond otsustab ellu viia lausa kolm finaalis olnud ideed.
Kuidas häkatoni läbiviimine sujus? Millised olid emotsioonid, kogemused?
Läbiviimine sujus üldjoontes hästi. Meie korraldusmeeskonnas oli viis inimest ning saime ülesanded jaotada üsna loogiliselt inimeste tugevuste järgi. Lisaks oli meil ees Maksu- ja Tolliameti näide ning luba kasutada nende poolt läbi testitud metoodikaid. Suured tänud Maksu- ja Tolliameti arenduseksperdile Pille Munile, kes aitas meil mentoreid leida ja pakkus toetust, kui mõned situatsioonid tundusid täiesti lahendamatud.
Saime kogemuse võrra rikkamaks ning tõestasime, et avalikus sektoris saab innovatiivselt ja uuenduslikult mõelda. Kui me alguses arvasime, et häkatonilt tuleb vaid ideid protsesside parendamiseks, siis tegelikkuses saime organisatsiooni tegevuskavasse kolm ideed, millest kaks on otseselt seotud süsteemide arendamisega ning ühest võib mh kasvada välja ka uus digilahendus.
RTK HÄKK tõi meile kõigile vaid positiivseid emotsioone. Saime organisatsioonilt sooja tagasiside häkatoni korraldamisele ja tundsime, et üritus tõesti saavutas seatud eesmärgid. Saime tuua inimesi kokku otsima lahendusi meid igapäevatöös häirivatele olukordadele. Ja meie inimestel on ideid, kuidas harjumuspäraseid traditsioone murda ning innovatiivselt mõelda. HÄKK tõi meile uut hingamist ning kindlasti ka tulevikus on osa meie organisatsioonikultuurist.
Milliseid ideid esitati ja mis nendest edasi saab?
Meile esitati väga põnevaid ideid. Kõik meeskonnad tegid ajurünnakud ning esitasid 10 ideed, millest juhtkond valis välja parimad. Andsime meeskondadele soovitused kaasa, milliste murekohtadele juhtkond enam toetust annaks.
Finaali sai 8 meeskonda ning ideed olid järgmised:
Hanketiim - Hankepaki teekond – Raha kiiremini kliendile (I KOHT)
TROLOLO - Töö osaline automatiseerimine: robotiseerime (II KOHT)
Hanketron - Hankeprotsesside infosüsteem: HANKETRON.RTK.EE (III KOHT)
RTK arengukava eesmärgi E5 saavutamine: Meil töötavad kompetentsed ja
pühendunud inimesed
Infosüsteemide keskne töölaud
Andmeanalüütika ja masinõpe RTK-s
Õnneliku töötaja teejuht
Siiralt hea meel on öelda, et kõik meeskonnad tõid lauale olulised murekohad ning kirglikult kaitsesid oma ideid. Võidukate ideede vahel oli keeruline valida, mistõttu juhtkond otsustas, et viime ellu kolm ideed.
Esikoha sai Hanketiimi idee "Hankepaki teekond" aitab raha kiiremini klientidele viia. Meeskond leidis, et hankemenetluse protsessis on mitmeid probleeme: nt ei ole teekond läbipaistev, halduskoormus ja käsitöö on suur ning klientidel on raske oma tegevusi planeerida kui projektid venivad. Kõik see mõjutab RTK mainet ning klientide rahuolu. Lahendusena tutvustati põnevat valgusfooril põhinevat läbimõeldud arendust, mis aitaks protsessi muuta läbipaistvaks, hoida projekte graafikus, leida pudelikaelad kiirelt ning vähendaks muuhulgas halduskoormust.
Teisele kohale tuli meeskond nimega TROLOLO (ehk “Toetuste rakendamise osakonna Loomeline Lootuskiir“), mille esindajad esitlesid säravalt ideed töö automatiseerimisest. Probleemina toodi välja, et täna tehakse dokumentide koostamisel käsitööd, mille tulemusel võivad tekkida vead. Meeskond leidis probleemile kaks lahendust: kiire lahendus ehk juba täna saame otsuste koostamisel andmeid liigutada automaatselt dokumentide põhjadele ning luua automaatsed töövood; teise lahendusena toodi välja tuleviku unistus luua taotluste iseteeninduskeskkond. Lõpetuseks tõi meeskond välja, et idee on 100% teostatav, sest Eesti riigis on nii mõneski asutuses head praktikad töös. Lihtne ja ilus on geniaalne!
Kolmanda koha väärilised punktid sai juhtkonnalt HANKETRON. Nende idee seisnes hankeprotsesside lihtsustamises ehk luua hankeprotsesside infosüsteem. Hankeprotsess on keeruline ning töömaht on aina kasvamas. Täna on õige hetk tegutsemiseks, et suuri probleeme ära hoida. Klientide jaoks on meie protsess ajamahukas, puudub protsessi ülevaade ja nende ootus on kaasaegse ning nutika keskkonna järele. Sisemiselt on RTKs töövahendid mittepaindlikud, kvaliteetse lisapersonali leidmine on keeruline, praeguse tiimi töökoormus on piiri peal ning uute klientide lisandumisel meie teenuse kvaliteet langeb. Lahenduseks oleks multifunktsionaalne tööriist hankeprotsessi tõhustamiseks, automatiseerimiseks ja tagasisidestamiseks! Oleme nutikate IT-lahenduste eestvedaja!
Kas kokkuvõtteks võib öelda, et häkaton oli RTK-le kasulik?
Iga väike samm õiges suunas võib viia millegi suureni. Nende sammude tekkimiseks aga tuleb anda võimalus. HÄKK lõi formaadi, kus RTK inimesed said võimaluse kaasa rääkida organisatsiooni valukohtade lahendamisel.
RTK organisatsioonikultuuri suur osa on töötajate ja klientide rahulolu. Esiteks tulid häkatoni tulemusel välja olulised väljakutsed, millele me täna aktiivselt lahendust otsime. Teiseks ja olulisemaks oli see, et inimesed nägid, et nende vajadused on olulised ning neid kuulatakse. RTK HÄKK tõi meile värkust uut moodi mõelda.
Suur tänu häkatoni korraldanud meeskonnale, RTK juhtkonnale ja mentoritele toetuse eest ning Maksu- ja Tolliametile kogemuse jagamise eest!