RTK sõlmib oma teenuseid kasutavate ministeeriumite, põhiseaduslike institutsioonide, avalik-õiguslike juriidiliste isikute ja riigi asutatud sihtasutustega tugiteenuste osutamise kokkulepped. Ministeeriumitega sõlmitud kokkulepped hõlmavad teenuste osutamist ka teistele haldusala asutustele (kui ei ole kokkuleppes teisiti märgitud). Näiteks reguleerib Rahandusministeeriumiga sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkulepe teenuste osutamist lisaks Rahandusministeeriumile endale ka Maksu- ja Tolliametile, Riigi Tugiteenuste Keskusele, Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskusele ja Statistikaametile.
Kokkuleppes on kirjas RTK poolt kliendile osutatavad teenused, mõlema osapoole õigused ja kohustused, infoturvet ja teabevahetust puudutavad kokkulepped ning vaidluste lahendamise kord. Iga teenuse osutamise ulatus, tingimused, täpsemad toimingud ja tööjaotus kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide puhul administreerimise teenuse osutamise tingimustes. Hetkel ei hõlma tugiteenuste osutamise kokkulepped RTK kui Euroopa Liidu struktuurivahendite jt doonorite rahastatavate programmide korraldamise ülesandeid, sest need tulenevad erinevatest õigusaktidest.
Esimesed toimemudelid koostati juba aastal 2010
Toimemudelid sisaldavad muuhulgas kokkuleppeid, milliste tähtaegade jooksul tegevused teostatakse, milliste kanalite kaudu toimub infovahetus jne. Toimemudelid on sündinud õigusaktidest tulenevate nõuete ja pooltevahelise väljakujunenud praktika tulemusena. Personali- ja palgaarvestuse osas lepiti esimestes toimemudelites kokku näiteks juba aastal 2010, kui tugiteenuste tsentraliseerimise (TUTSE) projekti raames viidi kõikide riigiasutuste personali- ja palgaarvestus üle ühtsesse majandustarkvarasse SAP ja moodustati esimesed tsentraalsed arvestusüksused valitsemisaladesse.
Alguses olid personali- ja palgaarvestuse toimemudelid (igal valitsemisalal oma) väga detailsed ja pikad ning kirjeldasid pigem SAPi ülesehitust. Seetõttu oli neid igapäevase töövahendina keeruline kasutada – vajaliku info leidmine võttis aega. Kuna arvestuse aluseks on samad seadused ja määrused, siis üldjuhul on personali- ja palgaarvestuse toimingud standardsed. Praktika käigus jõudsime seega järelduseni, et suur osa erisustest pole sisulised, vaid redaktsioonilised. Riigihangete korraldamise puhul oli ka protseduurilisi erinevusi.
RTK liigub suurema standardiseerituse suunas
RTK klientide esindajatest koosnev nõukoda otsustas oma 27. märtsi 2019. aasta koosolekul, et võiksime liikuda standardtoimemudelite suunas, mille siis kinnitaks nõukoda. Loomulikult jääksid alles asutuste spetsiifikast lähtuvad põhjendatud erisused, aga põhiosa võiks olla sama. Pärast põhjalikke ettevalmistusi ja arutelusid valmisid kevadeks 2020 personali- ja palgaarvestuse ning riigihangete korraldamise standardtoimemudelid. Finantsarvestuse osas me standardini veel ei jõudnud, sest erisusi on praegu rohkem kui ühisosa, aga jätkame selle nimel tööd. RTK nõukoda kinnitas 2. juunil 2020 personali- ja palgaarvestuse ning riigihangete korraldamise standardtoimemudelid, samuti tugiteenuste osutamise kokkuleppe tüüptingimused ja SAP ERP, SAP BO, Riigitöötaja Iseteenindusportaali ja E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused. Mis siis muutus?
Janika Terve, RTK personaliteenuste osakonna juhataja: „Toimemudel on nüüd lihtsamini loetav ja igapäevaselt kergemini kasutatav. Standardi rakendamine on aidanud kaasa ka teenuse kiiremale osutamisele. Kuna ühel arvestajal võib-olla palju erinevaid kliente, siis kui nad varem pidid järgima mitut erinevat toimemudelit, siis nüüd on neil üks, millest lähtuda. Teenuse sisus väga palju ei muutunud.“
Kati Eller, RTK riigihangete osakonna juhataja: „Kui varasemalt oli teenuse osutamisel tellijate lõikes teatavaid erisusi, siis tänaseks osutame kõikidele tellijatele teenust ühtsetel alustel, mis muudab teenuse osutamise selgemaks. Hetkel on veel erandiks Riigikantselei, kellega liigume ka jõudsalt selles suunas, et standardile üle minna. Usutavasti lõikasid sellest kasu ka tellijad, kuna näiteks Sotsiaalministeeriumil, Rahandusministeeriumil ja Justiitsministeeriumil on ühine õigustalitus, kes riigihangete teenust korraldab ja ka nende jaoks on lihtsam kui kõigi asutuste puhul lähtutakse ilma erisusteta samadest tingimustest. Ühtlasi usun, et mida standardiseeritum on protsess, seda efektiivsemad suudame olla ka oma ressursi planeerimisel.“
Standardtoimemudelite ja infosüsteemide administreerimise teenuse osutamise tingimuste kehtivad versioonid on avalikustatud RTK välisveebis (www.rtk.ee) ning on tugiteenuste osutamise kokkuleppe lahutamatuteks osadeks. Standardite muutmine on RTK nõukoja pädevuses.
Põhjendatud erisused jäävad
Tänaseks on personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudelile üle läinud kõik RTK kliendid. Riigihankeid korraldatakse standardi alusel Justiitsministeeriumi, Keskkonnaministeeriumi, Rahandusministeeriumi ja Sotsiaalministeeriumi valitsemisalale. Ka lisanduvatele klientidele soovime pakkuda eeskätt standardiseeritud teenust ehk läbirääkimiste aluseks saab kindlasti olema standard, sest see on tekkinud pikaajalise kogemuse ja parimate praktikate väljaselgitamise tulemusena. Põhjendatud, nt asutuse tegevusvaldkonnast vm’st tingitud erisused on aga võimalikud. Personali- ja palgaarvestuse puhul peab Janika Terve neid võimalikuks nt siis kui uue kliendi personali- ja palgaarvestuse aluseks on mõni täiesti uus seadus/määrus, mida ühelgi olemasoleval kliendil ei ole olnud. Paljud erisused saab lahendada arvestusobjektide kaudu, mis pole enam mitte toimemudeli teema vaid pigem tasuliikide, puudumise liikide või muude klassifikaatorite täiendamine.
RTK poolt on tugiteenuste osutamise kokkulepete osas kontaktiks arendusjuht.
