Alates käesoleva aasta juunist on RTKs tegutsemas Hankearu arendustiim koosseisus Kadi Raudsepp (projektijuht), Alvar Laigna (tehisaru arhitekt), Sandra Nuudi (tehisaru ärianalüütik) ja Kati Eller (riigihangete osakonna juhataja). Arendustiimi eesmärgiks on riigihangete registri juurde luua tehisarul põhinev hankeabiline Hankearu, mille eesmärk on muuta väikeostude korraldamine lihtsamaks, selgemaks ja paremini jälgitavaks nii avaliku sektori asutustele kui ka ettevõtjatele. Hankearu on üks Riigikantselei poolt eest veetavatest Eesti.ai algatuse projektidest.
Hankearu loomisel on arendustiim lähtunud põhimõttest, et head lahendust saab luua juhul, kui mõistame kasutajate vajadusi ja kaasame need kasutajad, kelle jaoks uut tööriista loome, kohe arendusprotsessi alguses. Hetkel on Hankearu veel arendamisjärgus prototüüp. Prototüüpi on seni testinud neli pilootorganisatsiooni – Tervise Arengu Instituut, Haridus- ja Teadusministeerium, Kohila vald ja TalTech. Lisaks on olnud kaasatud veel mitmed potentsiaalsed kasutajad nii avalikust kui erasektorist.
Hankearu eesmärk on toetada avaliku sektori töötajaid, kes ei ole igapäevaselt hankespetsialistid, kuid peavad siiski väiksemaid oste korraldama. Hetkel võib vajalik info olla kirjas hankekorras, juhendites, dokumentides ja e-kirjades. Hankearu koondab selle üheks selgeks riigihangete registris olevaks töövooks – alates vajaduse kirjeldamisest kuni pakkujate ja pakkumuste, otsuse ning protokollini. Ka ettevõtjate jaoks muudab Hankearu pakkumuste esitamise senisest kiiremaks ja lihtsamaks.
Hankearu läbiv põhimõte on, et tehisaru teeb ettepanekuid ja toetab kasutajat, kuid otsuse teeb alati inimene.
Hankearu tiim vasakult: Kati Eller, Sandra Nuudi, Kadi Raudsepp, Alvar Laigna
Kasutajakeskne arendus sünnib koostöös
„RTK jaoks on Hankearu arendamine loomulik samm, sest riigihangete korraldamine, hankijate nõustamine ja riigihangete registri arendamine on töö, mida igapäevaselt teeme. Kuna 1. novembrist tõusevad väikehangete piirmäärad, mis toob tõenäoliselt kaasa ka väikehangete mahu kasvu, on meie soov luua kasutajasõbralik, läbipaistev ja nutikas tööriist, et vähendada käsitööd ning muuta väikehangete korraldamise protsess sujuvamaks ja kiiremaks nii hankijale kui pakkujale,“ toob Kati Eller välja.
Seetõttu on Hankearu arendustiim projekti algusest peale lähtunud kasutajakesksest disainist. Koos pilootorganisatsioonidega on kaardistatud kasutajate vajadusi, vaadatud otsa tegelikele väikehangete korraldamise tööprotsessidele, testitud prototüüpi samm-sammult ning arendatud lahendust saadud tagasiside põhjal edasi.
Selline lähenemine aitab vältida olukorda, kus sünnib järjekordne keskkond, mida kasutajad peavad eraldi kasutama õppima. Eesmärk on, et Hankearust saaks loomulik osa riigihangete registri töövoost.
Pilootorganisatsioonide tagasiside näitab, et vajadus sellise abilise järele on väga suur. Hankearu potentsiaalina nähakse muu hulgas ajavõitu, ühtlasemat hankepraktikat, paremat andmekvaliteeti ning kindlamat tuge neile töötajatele, kes puutuvad hangetega harva kokku.
“Järgmise sammuna on plaanis kaasamisring ettevõtjatega, et saada parem ülevaade pakkuja vaatest. Kuna peame oluliseks kasutajakeskse disaini põhimõtteid ja soovime Hankearu arendamisel lähtuda kasutajate tegelikest vajadustest, on ettevõtjate vahetu tagasiside ja ettepanekud väga väärtuslikuks sisendiks”, tõi Kadi Raudsepp välja.
Mida pilootorganisatsioonid Hankearult ootavad?
Tervise Arengu Instituudi koolitusosakonna juhataja Cherlin Agu sõnul võiks Hankearu aidata töötajatel keskenduda oma põhitegevusele, vähendades vajadust kulutada aega keerukate hankeprotsesside iseseisvale tundmaõppimisele. „Loodame, et Hankearu juhatab meid tulevikus läbi protsessi turvaliselt ja õiguspäraselt ning kujuneb usaldusväärseks partneriks,“ ütleb Cherlin Agu.
Kohila valla seisukohalt loob Hankearu lisaks ajasäästule võimaluse parandada ka väikeostude andmekvaliteeti ja võrreldavust. Kui ostud tehakse ühtlasemalt ja kvaliteetsemate alusandmetega, tekib tulevikus paremini kasutatav andmestik, mille põhjal saab väikeoste analüüsida. Kohila valla arendusnõuniku Aivar Roopi sõnul võib see aidata ka vähendada olukordi, kus pakkumuskutsed jõuavad ikka ja jälle samade pakkujateni ning toetada seeläbi võrdsemat konkurentsi.
TalTechi hangete talitus näeb Hankearu suurimat potentsiaali just tehisaru rakendamises hankeprotsessi keerukamates etappides – näiteks tehnilise kirjelduse koostamisel, lepingutingimuste seadmisel ja pakkumuste hindamise toetamisel. Kuna ülikoolis võib hankeid korraldada sisuliselt iga töötaja, võib selline abi olla eriti väärtuslik esmakordsele hankijale, kellel ei pruugi olla piisavalt aega ega teadmisi, et kõiki riigihangete reegleid iseseisvalt läbi töötada.
Haridus- ja Teadusministeeriumi IT-hangete juht Lili Lillepea toob Hankearu vajalikkust hinnates välja: „Pannes end teenistuja kingadesse, kes puutub hangetega kokku vaid kord või paar aastas, võib sellisest tööriistast olla väga palju abi. Muidugi peab TI-tööriista, aga ka iga muu näidise, juhendi või juhise, puhul jääma kasutajale vastutus ja oskus hinnata lahendust konkreetse vajaduse ja olukorra kontekstis. Hankearu abil on hankijal võimalik ühtlustada ja lihtsustada oma hankepraktikaid.“
Hankearu arendus jätkub tihedas koostöös kasutajatega. Järgmistes etappides täiendab RTK arendustiim prototüüpi, viib läbi uusi teste ja kaasab järk-järgult suuremaid kasutajagruppe. Oluline on kuulata nii hankijate kui ka ettevõtjate tagasisidet, sest hästi toimiv väikeostude protsess peab olema arusaadav, väärtust loov ja hästi toimiv mõlema poole jaoks.
